Wanneer moet ik een scanner gebruiken?
Hoewel veel van onze bestanden en documenten tegenwoordig digitaal zijn,is het scannen van documentennog steeds een noodzaak. Enkele items die je misschien wilt scannen om ze te kunnen bewaren, zijn:
- Afgedrukte privéfoto's
- Handgeschreven aantekeningen
- Medische en financiële documenten
- Bonnetjes voor persoonlijk of zakelijk gebruik
- Contracten en facturen
- Foto's en ID
- Knipsels uit tijdschriften en kranten
- Schetsen en blauwdrukken
Het digitaliseren van foto's is een populaire optie die met scannen eenvoudig wordt gemaakt. Als je de fotocollectie van je familie scant, hoef je maar een paar keer op je telefoon te tikken om een fysieke foto om te zetten in een originele kwaliteitsscan die in je digitale fotocollectie wordt opgeslagen.
Dankzij moderne oplossingen is hetscannen van documentenveel sneller en eenvoudiger dan de ouderwetse manieren die je je misschien herinnert.
Documentenscannenopeen iPhoneofAndroid
Scannen naar een pc is één ding, maar wat als je onderweg bent of geen geld wilt uitgeven aan een scanner die je misschien niet zo vaak gebruikt? Mobiel scannen is een eenvoudig en kostenefficiënt alternatief om snel fysieke documenten te scannen en in digitale bestanden om te toveren. Met mobiel scannen geniet je van het gemak van een scanner zonder dat je er apparatuur voor hoeft te kopen. In plaats van je documenten te verzamelen en door een kopieermachine te halen, gebruik je je telefoon om een foto te maken.
Neem een foto van je document
Je kunt de camera van je telefoon gebruiken en een afbeelding van je document maken. Dit is misschien een van de eenvoudigste manieren, maar er kleven ook nadelen aan. Allereerst is het niet volledig veilig. Ten tweede kan een foto die alleen op je telefoon is opgeslagen het moeilijk maken om hem op meerdere apparaten te gebruiken. Het is ook moeilijker om afbeeldingen van hoge kwaliteit van jepapieren documenten te krijgen. Uiteindelijk kun je zelfs juist tijd verspillen, omdat je steedsopnieuween foto moet maken.
Maak een foto en haal hem door een scanner-app
Een scanner-app voor documenten is een goede optie om een afbeelding om te zetten in een hoogwaardige scan. Je kunt deze vervolgens opslaan of verzenden als PDF,PNG,JPG,TIFF of welkbestandstypedan ook. Zo heb je verschillende nieuwe manieren om in je dagelijks levendocumenten te scannen, zonder dat je naar de printshop, de bibliotheek of het kantoor hoeft te gaan. Je kunt dit doen met zowelnieuweals oude scans.
Scannen vanuit een scanner-app
DeDropbox-documentenscanner biedt jemeer functies en beveiliging dan het maken van een foto terwijl het net zo eenvoudig is. Open de app op jeiPhoneen tik op het plusteken (+) om te beginnen met scannen. Jenieuwescan staat nu in je Dropbox. Je hebt er toegang toe vanaf je telefoon of computer, ongeacht of jeiOSofWindows gebruikt. Je kunt ookopnieuw scannenzonder helemaal opnieuw te hoeven beginnen, wat erg handig is als je een stapel documenten hebt. Bovendien hoef je je nooit meer zorgen te maken over verlies of beschadiging van documenten, dankzij de eenvoudige oplossingen voor iPhone-back-ups.
Waarom is OCRbetervoor gescande documenten?
OCRstaat voorOptical Character Recognition (optische tekenherkenning). Het maakt van de gescande tekst een tekstbestand dat kan worden doorzocht. Een van de belangrijkste voordelen vanOCRis het organiseren vangescande documenten. De Dropbox-scanner-app gebruiktOCRzodat je elk document dat je hebt gescand, kunt terugvinden door op een enkel trefwoord te zoeken in je Dropbox-account.
Als je een bankafschrift hebt geüpload met daarop een afgedrukte datum, zoek je op de datum en vind je het document snel terug. Doordat je papierwerk eenvoudig naar PDF kunt converteren en moeiteloos kunt doorzoeken en vinden, heb jeeigenlijk geen papieren documenten meer nodig. Of je kunt denotitie-appvervangen door eenscanner-appmetOCR, waarbij je in één keer documenten en notities kunt digitaliseren.
Scan documenten meteen kopieermachine of printer
Een kopieermachine is meestal eenvoudig te gebruiken dankzij een specialescanknop. Printers doen meestal ook dienst als scanners en met moderne modellen kun je de scan direct vanaf het apparaat naar jezelf e-mailen. Een van de nadelen is dat ze meestal duur zijn. De kosten van meerdere gescande pagina's kunnen al snel oplopen als je een service gebruikt. En zelfs als je er thuis een hebt, is het niet altijd de beste oplossing voor het scannen van documenten, omdat het tijdrovend en inefficiënt kan zijn.
De stappen kunnen van model tot model verschillen: de meest eenvoudige voltooien de scan en sturen deze naar demap Documentenvan de computer waarop ze zijn aangesloten. Bij meer geavanceerde printers of kopieerapparaten kun je het formaat, dekleur- of zwart-witmodusen het bestandstype kiezen. Bij sommige kun je selecteren naar welke gebruiker of welk uniek e-mailadres je de scan wilt sturen. Scans worden vanaf een kopieerapparaatmeestalalsPDF-bestanden verzonden. Afhankelijk van de printer heb je misschien zelfs de optie om de scanalsanderbestandstypeop te slaan, zoalsJPEGofPNG.
Een speciale scanner gebruiken
Als je thuis een scanner hebt, is hetscannen van documenteneenvoudig. Lijn je documentrechtsonderofrechtsbovenuit met debedrukte zijde omlaag, zoals aangegeven door de fysieke pijl op je apparaat.Klik op Scannen. Als het scannen is voltooid, kun je kiezen of je de scan wilt e-mailen of opslaan. Meestal worden de bestanden op jeMacof pc opgeslagen in demap Documenten. Afhankelijk van je model heb je niet altijd de mogelijkheid om een scan direct te mailen of als PDF te verzenden. In dat geval moet je nog een paar stappen volgen, zoals bij het e-mailen van hetgescande documentof het converteren naar een PDF.
Afhankelijk van wat je aan het scannen bent, kan het nodig zijn om de instellingen aan te passen om het perfecte resultaat te krijgen. Gangbare brieven, Legal-formaat ofzwart-witdocumentenzijn meestal eenvoudig te scannen. Maar als je kunst of foto's gaat scannen, zijn deze mogelijk te groot voor de scanner of worden de kleuren niet nauwkeurig genoeg. Mogelijk moet je de standaardinstellingen aanpassen om er zeker van te zijn dat je met de juiste resolutie en in de juiste kleurmodus scant.
De problemen met het gebruik van een fysieke scanner zijn dezelfde als met een printer of kopieerapparaat. Elk model scant weer net even anders wat frustrerend en verwarrend kan zijn. Het kan ook moeilijk zijn om je scans te vinden of over te zetten als je niet je eigen computer gebruikt. In het bezit zijn van een scanner is een onnodige kostenpost, maar als je van een dienst gebruik maakt, ben je elke keer weer geldentijd kwijt.
Hoe zorg je voor hoogwaardige scans
Voor welke scanmethode je ook kiest, zorg ervoor dat je documenten in goede staat verkeren voor een scherpe, heldere scan:
- Zorg ervoor dat je documenten niet zijn gekreukeld, gevouwen of verkleurd.
- Zorg ervoor dat details niet zijn vervaagd
- Houd de achtergrond rustig als je scant met je telefoon
- Als je een scanner zonderOCR gebruikt, is het ook zaak om op de resolutie te letten. Deze wordt gemeten inDPI (dots per inch):
- Gebruik voor foto's een hogere resolutie of zelfs een zonder verlies, tot 600dpi
- Gebruik voor eenvoudige documenten met grijswaarden 300dpiom er zeker van te zijn dat ze leesbaar zijn en dat de bestandsgrootte klein blijft
- Elke resolutie die kleiner is dan300dpi, kan er op je scherm goed uitzien, maar levert mogelijk een wazig of korrelig resultaat op als je in de toekomst een fysieke kopie wilt afdrukken.
De meeste beeldbewerkingssoftware kan problemen met jegescande document oplossen, maar je kunt tijd en geld verspillen aan het oplossen van de problemen.
Je scans bewaren
Door je scans veilig in decloudopslagte bewaren, weet je zeker dat ze op je harde schijf niet verloren gaan of per ongeluk worden verwijderd. Dit is ook ideaal voor jepersoonlijke documenten, zoals bankafschriften, die je misschien ook als digitale versie wilt scannen en bewaren. Dropbox biedt de beveiliging die ervoor zorgt dat alleen jij en de door jou geselecteerde personen er toegang toe hebben. Met Dropbox past je archiefkast op je telefoon en gaat hij overal mee naartoe.
